Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst geldt tussen de klant en FinPath, handelend onder de naam HOOflow, KvK 42106490.

De klant is verwerkingsverantwoordelijke: hij bepaalt welke gegevens van huurders worden vastgelegd en waarvoor. HOOflow is verwerker: het verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant.

De klant aanvaardt deze overeenkomst bij het aanmaken van een account. HOOflow legt vast op welk moment en op welke versie dat is gebeurd.

HOOflow verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: het vastleggen van vastgoed-, huur- en contractgegevens, het bijhouden van betalingen en het namens de klant versturen van betaalherinneringen per e-mail. Kiest de klant ervoor een bankrekening te koppelen, dan leest HOOflow daarbij uitsluitend banktransacties uit om ontvangen betalingen automatisch te herkennen. Het voert zelf geen betalingen of incasso's uit.

De verwerking betreft de huurders van de klant, particulier of zakelijk, en hun eventuele contactpersonen, en de contactpersonen bij de klant zelf. Het gaat onder andere om gegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, het adres van het gehuurde pand, de huurprijs, de betaaltermijn, vervaldatums, ontvangen betalingen en verzonden herinneringen. Koppelt de klant een bankrekening, dan komen daar de banktransactiegegevens bij die voor de betaalherkenning nodig zijn (zoals het bedrag, de tegenrekening, de omschrijving en de datum), voor zover die betrekking hebben op een huurder. Welke gegevens precies worden verwerkt, kan meebewegen met de functionaliteit van de dienst.

De klant bepaalt welke gegevens hij invoert en is er verantwoordelijk voor dat hij niet méér persoonsgegevens invoert of documenten uploadt dan nodig is voor de dienst. De klant zorgt zelf voor het weglaten of onleesbaar maken (anonimiseren) van gegevens in geüploade documenten, zoals huurovereenkomsten, die niet nodig zijn voor de dienst.

De dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en evenmin voor burgerservicenummers of kopieën van identiteitsbewijzen. De klant voert zulke gegevens niet in.

HOOflow verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van de instructies van de klant. Het gebruik van de applicatie en de instellingen die de klant daarin kiest, gelden als die instructies.

Meent HOOflow dat een instructie in strijd is met de wet, dan meldt het dat aan de klant. HOOflow mag de uitvoering opschorten totdat de klant de instructie heeft aangepast.

Is HOOflow op grond van de wet verplicht gegevens te verstrekken, dan informeert het de klant daarover vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

HOOflow houdt de persoonsgegevens geheim. Toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot personen die voor HOOflow werken, waaronder eventuele medewerkers, en tot door HOOflow ingeschakelde hulppersonen. Zij zijn allen gebonden aan geheimhouding en krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun taak.

HOOflow treft passende technische en organisatorische maatregelen zoals bedoeld in artikel 32 van de verordening. Daaronder vallen ten minste:

• versleuteld transport van alle gegevens via HTTPS
• versleutelde opslag van wachtwoorden
• scheiding van klantgegevens die op databaseniveau wordt afgedwongen, zodat een fout in de applicatie niet tot inzage door een andere klant kan leiden
• toegangsbeveiliging op de productieomgeving, beperkt tot bevoegde personen binnen HOOflow
• het niet opnemen van persoonsgegevens in logbestanden

HOOflow evalueert deze maatregelen periodiek en past ze aan als de stand van de techniek daartoe aanleiding geeft.

De klant geeft HOOflow algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor bijvoorbeeld hosting, opslag van gegevens, het versturen van e-mail en, als de klant een bankrekening koppelt, het uitlezen van banktransacties via een vergunninghoudende aanbieder van rekeninginformatiediensten binnen de EU. Met elke subverwerker sluit HOOflow een overeenkomst met ten minste dezelfde verplichtingen als in dit document. Een actueel overzicht van de ingeschakelde subverwerkers is op verzoek beschikbaar via info@hooflow.nl.

Wil HOOflow een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt het dat ten minste dertig dagen van tevoren. Maakt de klant binnen die termijn gemotiveerd bezwaar, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

De gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor het versturen van e-mail wordt een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte ingeschakeld, met passende waarborgen (standaardcontractbepalingen).

Bij die verzending worden alleen de gegevens verwerkt die voor de e-mail zelf nodig zijn: de naam en het e-mailadres van de huurder, het adres van het pand, de periode en het openstaande bedrag.

Verzoeken van huurders over inzage, correctie of verwijdering handelt de klant zelf af, hij is immers verwerkingsverantwoordelijke. De applicatie biedt de klant daarvoor de mogelijkheid om gegevens van een huurder in te zien, te wijzigen en volledig te verwijderen.

Komt een verzoek toch rechtstreeks bij HOOflow binnen, dan verwijst HOOflow de betrokkene naar de klant en informeert het de klant daarover. Voor zover de wet dat van HOOflow verlangt en de mogelijkheden in de applicatie ontoereikend zijn, verleent HOOflow de klant redelijke bijstand. HOOflow mag daarvoor redelijke kosten in rekening brengen.

Ontdekt HOOflow een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt het dat zonder onredelijke vertraging aan de klant. De melding bevat de informatie die de klant nodig heeft om te beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan de betrokkenen nodig is, zoals de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën gegevens en de genomen of voorgestelde maatregelen.

Voor zover de wet dat van HOOflow verlangt en dit redelijkerwijs mogelijk is, verleent HOOflow de klant tegen redelijke kosten bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een eventueel voorafgaand overleg met de toezichthouder, rekening houdend met de aard van de verwerking en de bij HOOflow beschikbare informatie.

Op verzoek stelt HOOflow de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze overeenkomst worden nagekomen. De klant mag ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is gehouden. De klant kondigt een audit ten minste dertig dagen van tevoren aan en draagt de kosten, tenzij uit de audit een tekortkoming van HOOflow blijkt.

Deze overeenkomst geldt zolang de klant een account heeft en HOOflow persoonsgegevens voor hem verwerkt.

Na het einde verwijdert HOOflow alle persoonsgegevens zo spoedig mogelijk. De klant kan zijn gegevens gedurende de looptijd zelf exporteren. Gegevens die HOOflow wettelijk moet bewaren, zoals facturen, worden bewaard zolang die plicht duurt en daarna verwijderd. Back-ups worden volgens het reguliere schema overschreven.

De aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden van HOOflow is ook op deze overeenkomst van toepassing, voor zover de wet dat toestaat.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wijkt deze overeenkomst af van de algemene voorwaarden, dan gaat deze verwerkersovereenkomst voor waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft.