Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst geldt tussen de klant en FinPath, handelend onder de naam HOOflow, KvK 42106490.

De klant is verwerkingsverantwoordelijke: hij bepaalt welke gegevens van huurders worden vastgelegd en waarvoor. HOOflow is verwerker: het verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant.

De klant aanvaardt deze overeenkomst bij het aanmaken van een account. HOOflow legt vast op welk moment en op welke versie dat is gebeurd. Op verzoek verstrekt HOOflow daarvan een schriftelijke bevestiging.

HOOflow verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: het vastleggen van huur- en contractgegevens, het bijhouden van betalingen en het namens de klant versturen van betaalherinneringen per e-mail.

HOOflow gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor reclame en niet om diensten of modellen mee te trainen of te verbeteren, tenzij de gegevens daarvoor volledig geanonimiseerd zijn.

De verwerking betreft de volgende categorieën.

De dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en evenmin voor burgerservicenummers of kopieën van identiteitsbewijzen. De klant voert zulke gegevens niet in.

HOOflow verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van de instructies van de klant. Het gebruik van de applicatie en de instellingen die de klant daarin kiest, gelden als die instructies.

Meent HOOflow dat een instructie in strijd is met de wet, dan meldt het dat aan de klant. HOOflow mag de uitvoering opschorten totdat de klant de instructie heeft aangepast.

Is HOOflow op grond van de wet verplicht gegevens te verstrekken, dan informeert het de klant daarover vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

HOOflow houdt de persoonsgegevens geheim. Iedereen die namens HOOflow toegang heeft, is tot geheimhouding verplicht en krijgt alleen toegang voor zover dat nodig is voor zijn taak.

Op dit moment heeft uitsluitend de eigenaar van HOOflow toegang tot de productieomgeving. Schakelt HOOflow personeel of hulppersonen in, dan gelden dezelfde verplichtingen.

HOOflow treft passende technische en organisatorische maatregelen zoals bedoeld in artikel 32 van de verordening. Daaronder vallen ten minste:

• versleuteld transport van alle gegevens via HTTPS
• versleutelde opslag van wachtwoorden
• scheiding van klantgegevens die op databaseniveau wordt afgedwongen, zodat een fout in de applicatie niet tot inzage door een andere klant kan leiden
• toegangsbeveiliging op de productieomgeving, beperkt tot de eigenaar
• dagelijkse back-ups met de mogelijkheid tot herstel
• het niet opnemen van persoonsgegevens in logbestanden

HOOflow evalueert deze maatregelen periodiek en past ze aan als de stand van de techniek daartoe aanleiding geeft.

De klant geeft HOOflow algemene toestemming om de onderstaande subverwerkers in te schakelen. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten met ten minste dezelfde verplichtingen als in dit document.

Wil HOOflow een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt het dat ten minste dertig dagen van tevoren. Maakt de klant binnen die termijn gemotiveerd bezwaar, dan mag hij de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

De gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor de verzending van e-mail wordt gebruikgemaakt van een dienstverlener in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework en aanvullend op basis van de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

Bij die verzending worden alleen de gegevens verwerkt die voor de e-mail zelf nodig zijn: de naam en het e-mailadres van de huurder, het adres van het object, de periode en het openstaande bedrag.

Verzoeken van huurders over inzage, correctie of verwijdering handelt de klant zelf af; hij is immers verwerkingsverantwoordelijke. De applicatie biedt de klant de mogelijkheid om gegevens van een huurder in te zien, te wijzigen en volledig te verwijderen.

Komt een verzoek toch rechtstreeks bij HOOflow binnen, dan verwijst HOOflow de betrokkene naar de klant en informeert het de klant daarover. Lukt afhandeling niet zelfstandig, dan verleent HOOflow kosteloos redelijke bijstand.

Ontdekt HOOflow een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt het dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan de klant. De melding bevat in elk geval de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën gegevens, de vermoedelijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.

De klant beoordeelt vervolgens zelf of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan de betrokkenen nodig is. HOOflow verleent daarbij de informatie die de klant redelijkerwijs nodig heeft.

HOOflow verleent de klant redelijke bijstand bij het nakomen van zijn verplichtingen, waaronder een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een eventueel voorafgaand overleg met de toezichthouder.

Op verzoek stelt HOOflow de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze overeenkomst worden nagekomen. De klant mag ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is gehouden. De klant kondigt een audit ten minste dertig dagen van tevoren aan en draagt de kosten, tenzij uit de audit een tekortkoming van HOOflow blijkt.

Deze overeenkomst geldt zolang de klant een account heeft en HOOflow persoonsgegevens voor hem verwerkt.

Na het einde verwijdert HOOflow alle persoonsgegevens binnen 30 dagen. In die periode kan de klant zijn gegevens exporteren. Gegevens die HOOflow wettelijk moet bewaren, zoals facturen, worden bewaard zolang die plicht duurt en daarna verwijderd.

Back-ups worden volgens het reguliere schema overschreven.

De aansprakelijkheidsregeling uit de algemene voorwaarden van HOOflow is ook op deze overeenkomst van toepassing, voor zover de wet dat toestaat.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wijkt deze overeenkomst af van de algemene voorwaarden, dan gaat deze verwerkersovereenkomst voor waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft.