Privacyverklaring

• Klanten van HOOflow: verhuurders en vastgoedbeheerders met een account. Voor hun gegevens is HOOflow zelf verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring gaat daarover.
• Huurders van die klanten: de particuliere of zakelijke huurders van de klant, en hun eventuele contactpersonen, van wie de klant gegevens in HOOflow vastlegt. Daarvoor is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is HOOflow slechts verwerker. Wat HOOflow met die gegevens mag doen, staat in de verwerkersovereenkomst. Bent u huurder en wilt u weten wat er over u is vastgelegd, neem dan contact op met uw verhuurder.

Voor het leveren van de dienst verwerken wij onder andere de volgende gegevens van klanten. Naarmate de dienst zich ontwikkelt, kan dit overzicht worden bijgewerkt.

In logbestanden worden bewust geen namen of e-mailadressen van huurders opgenomen.

U kunt er zelf voor kiezen een of meer van uw eigen bankrekeningen te koppelen, zodat HOOflow ontvangen huurbetalingen automatisch kan herkennen. Deze koppeling is nodig om betalingen automatisch aan termijnen te koppelen, maar is niet verplicht. Zonder de koppeling werkt de dienst gewoon en vinkt u handmatig termijnen af met binnengekomen betalingen.

De koppeling verloopt via een in de Europese Unie gevestigde en vergunninghoudende aanbieder van rekeninginformatiediensten onder de PSD2-wetgeving. U geeft de toestemming rechtstreeks bij uw eigen bank, HOOflow ziet uw inloggegevens van de bank nooit.

• HOOflow leest uitsluitend transactiegegevens uit (bedrag, tegenrekening, omschrijving en datum) om ze aan uw huurtermijnen te koppelen.
• HOOflow voert zelf geen betalingen of incasso's uit en kan geen geld overmaken. Het gaat uitsluitend om het uitlezen van informatie.
• De toestemming is tijdelijk en verloopt volgens de wet na verloop van tijd (in de regel na circa honderdtachtig dagen). U kunt de koppeling op elk moment zelf stopzetten.

De automatische herkenning is een administratief hulpmiddel, u blijft zelf verantwoordelijk voor het controleren van de daadwerkelijk ontvangen betalingen.

• Accountgegevens en de gegevens die u in de dienst heeft ingevoerd: gedurende de looptijd van uw abonnement. Na beëindiging verwijderen wij deze zo spoedig mogelijk. Exporteer uw gegevens dus vóór het opzeggen als u ze wilt bewaren.
• Facturen en de bijbehorende administratie: 7 jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Technische logbestanden: maximaal twaalf maanden.

Voor de uitvoering van de dienst schakelt HOOflow enkele leveranciers in, zoals een hosting- en databasepartij, een dienst voor het versturen van e-mail en, als u een bankrekening koppelt, een vergunninghoudende aanbieder van rekeninginformatiediensten binnen de EU. Met elke partij die daarbij namens HOOflow persoonsgegevens verwerkt, is een verwerkersovereenkomst gesloten. Voor de incasso van uw abonnement schakelen wij daarnaast een betaaldienstverlener in, die verwerkt uw betaalgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacybeleid. De gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor het versturen van e-mail wordt een dienstverlener buiten de EU gebruikt, met passende waarborgen (standaardcontractbepalingen).

Uw gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor reclame van derden. HOOflow verstrekt gegevens alleen aan anderen als de wet daartoe verplicht.

Om u te kunnen helpen bij problemen beschikt HOOflow over een of meer beheerdersaccounts waarmee gegevens van klanten kunnen worden ingezien. Dat gebeurt alleen als dat nodig is voor ondersteuning, beveiliging of een wettelijke verplichting. Alle overige accounts kunnen uitsluitend bij hun eigen gegevens, dat is technisch afgedwongen in de database.

HOOflow neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Onder meer:

• al het verkeer verloopt versleuteld via HTTPS
• wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen
• gegevens van klanten zijn in de database van elkaar gescheiden en die scheiding wordt op databaseniveau afgedwongen, niet alleen in de applicatie
• toegang tot de productieomgeving is beperkt tot bevoegde personen binnen HOOflow
• er worden dagelijks back-ups gemaakt

HOOflow neemt geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor u hebben. Er vindt geen profilering plaats.

HOOflow gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Er worden geen tracking- of advertentiecookies geplaatst. Voor het meten van bezoekersaantallen gebruiken wij cookieloze statistieken via Vercel (Vercel Web Analytics): daarbij worden geen cookies geplaatst en geen persoonsgegevens of individuele profielen bijgehouden, alleen geaggregeerde bezoekcijfers. Voor de functionele cookies en deze cookieloze statistieken is geen toestemming vereist. Zouden wij in de toekomst cookies plaatsen die wél toestemming vereisen, dan vragen wij daar op dat moment apart toestemming voor.

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en een kopie te ontvangen
• onjuiste gegevens te laten corrigeren
• uw gegevens te laten verwijderen
• de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee te nemen

Een verzoek stuurt u naar info@hooflow.nl. U krijgt binnen een maand antwoord. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan om aanvullende identificatie worden gevraagd.

Bent u het oneens met de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Ontstaat er ondanks alle maatregelen toch een datalek met risico voor betrokkenen, dan voldoet HOOflow aan zijn wettelijke meldplicht: wij melden dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de wettelijk voorgeschreven termijn en informeren getroffen klanten zo snel mogelijk.

Deze verklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld als de dienst verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij een ingrijpende wijziging informeren wij u per e-mail.