Privacyverklaring

Het is belangrijk om twee groepen uit elkaar te houden, omdat de rol van HOOflow per groep verschilt.

• Klanten van HOOflow: verhuurders en vastgoedbeheerders met een account. Voor hun gegevens is HOOflow zelf verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring gaat daarover.
• Huurders van die klanten: personen van wie de klant gegevens in HOOflow vastlegt. Daarvoor is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is HOOflow slechts verwerker. Wat HOOflow met die gegevens mag doen, staat in de verwerkersovereenkomst. Bent u huurder en wilt u weten wat er over u is vastgelegd, neem dan contact op met uw verhuurder.

In logbestanden worden bewust geen namen of e-mailadressen van huurders opgenomen.

• Accountgegevens en de gegevens die u in de dienst heeft ingevoerd: tot 30 dagen na het einde van uw abonnement. In die periode kunt u uw gegevens nog exporteren, daarna worden ze verwijderd.
• Facturen en de bijbehorende administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht), omdat de Belastingdienst dat voorschrijft.
• Technische logbestanden: maximaal twaalf maanden.

HOOflow schakelt voor de uitvoering van de dienst een beperkt aantal leveranciers in. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Uw gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor reclame van derden. HOOflow verstrekt gegevens alleen aan anderen als de wet daartoe verplicht.

Om u te kunnen helpen bij problemen heeft de eigenaar van HOOflow een beheerdersaccount waarmee gegevens van klanten kunnen worden ingezien. Dat gebeurt alleen als dat nodig is voor ondersteuning, beveiliging of een wettelijke verplichting, en nooit uit nieuwsgierigheid. Alle overige accounts kunnen uitsluitend bij hun eigen gegevens; dat is technisch afgedwongen in de database.

HOOflow neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Onder meer:

• al het verkeer verloopt versleuteld via HTTPS
• wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen
• gegevens van klanten zijn in de database van elkaar gescheiden en die scheiding wordt op databaseniveau afgedwongen, niet alleen in de applicatie
• toegang tot de productieomgeving is beperkt tot de eigenaar
• er worden dagelijks back-ups gemaakt

HOOflow gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Er worden geen tracking- of advertentiecookies geplaatst en er is geen analysesoftware van derden actief. Voor deze functionele cookies is geen toestemming vereist.

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en een kopie te ontvangen
• onjuiste gegevens te laten corrigeren
• uw gegevens te laten verwijderen
• de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee te nemen

Een verzoek stuurt u naar info@hooflow.nl. U krijgt binnen vier weken antwoord. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan om aanvullende identificatie worden gevraagd.

Bent u het oneens met de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Ontstaat er ondanks alle maatregelen toch een datalek met risico voor betrokkenen, dan meldt HOOflow dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeert het de getroffen klanten zo snel mogelijk.

Deze verklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld als de dienst verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met het versienummer en de datum bovenaan. Bij een ingrijpende wijziging wordt u per e-mail geïnformeerd.